Datenschutz richtig umsetzen: Eventfilme ohne Risiko
- Sebastian Spangenberg
- 8. Aug.
- 7 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 21. Sep.
Zwischen Kamera und DSGVO: Was bei Eventfilmen rechtlich gilt. Tipps und Tricks aus der Praxis für reibungslose Events und Messen.
Inhaltsverzeichnis
Einführung
Mitarbeitende aus dem Marketing kennen das Problem. Nach der letzten Firmenfeier blieben nur Smartphone-Schnappschüsse. Verschenktes Potenzial für Monate.
Ein gelungenes Eventvideo bringt Emotion, Dynamik und Reichweite. Doch wer Menschen ins Bild rückt, bewegt sich schnell auf rechtlich dünnem Boden.
Das Thema Datenschutz wirkt auf den ersten Blick trocken, ist aber entscheidend, um rechtliche Stolperfallen zu vermeiden. Dieser Artikel zeigt praxisnah, worauf Sie achten müssen, ohne dass der Dreh zum Paragraphen-Marathon wird.
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Dieser Artikel bietet praktische Informationen, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Jeder Event ist anders, im Zweifel bitte immer juristisch absichern.
DSGVO-Grundlagen: Was für Eventfilme wichtig ist
Die DSGVO regelt seit 2018 den Umgang mit personenbezogenen Daten. Videoaufnahmen mit erkennbaren Personen fallen darunter. Das klingt kompliziert. Ist es aber nicht.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die eine Person identifizierbar machen. Gesichter natürlich, aber auch Stimmen, charakteristische Kleidung oder andere eindeutige Merkmale wie besondere Tattoos oder Schmuck.
Die wichtigsten Rechtsgrundlagen sind Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), berechtigtes Interesse mit dokumentierter Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f), sowie bei Beschäftigten der § 26 BDSG.
Familienvideos fallen übrigens nicht unter die DSGVO. Dabei handelt es sich um die sogenannte Haushaltsausnahme für rein private Zwecke. Sobald Material jedoch veröffentlicht oder im Unternehmenskontext genutzt wird, greift sie nicht mehr.
Für journalistische Zwecke gelten nach Art. 85 DSGVO besondere Ausnahmen. Besondere Zwecke wie Journalismus, Wissenschaft, Kunst oder Literatur dürfen unter bestimmten Bedingungen Ausnahmen von den strengen Datenschutzvorschriften genießen. Corporate-PR und Marketing fällt jedoch nicht darunter: Dort gilt regulär die DSGVO!
Ein erfahrenes Filmteam im Bereich Eventvideo kennt nicht nur die kreativen, sondern auch die rechtlichen Spielregeln. Es weiß, wie man ungestört im Geschehen arbeitet, sensible Bereiche meidet und Einverständnisse effizient einholt, ohne die Stimmung zu stören.
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Wann brauchen Sie eine Zustimmung?
Interviews, Porträts und inszenierte Szenen. Also immer dann, wenn Personen im Fokus stehen.
Hier wird eine schriftliche Einwilligung dringend empfohlen.
Allgemeine Event- und Publikumsaufnahmen. Wenn Personen als Teil einer Menschenmasse abgebildet werden.
Hier kann Art. 6 (1) f greifen.
Das bedeutet Aufnahmen sind in Ordnung mit:
Vorheriger Information der Eventteilnehmenden
Opt-out-Möglichkeiten
Interessenabwägung
Eine schriftliche Einverständniserklärung ist somit nicht zwingend nötig.
Das bedeutet Videoaufnahmen auf einer Veranstaltung sind ohne Einwilligung möglich, wenn die drei oben genannten Kriterien erfüllt und umgesetzt werden.
Beispiel: In Ihrem Veranstaltungsvideo sollen selbstverständlich auch glückliche Gesichter und nicht nur weit entfernte Einstellungen einer anonymen Menschenmasse zu sehen sein. Die kurze Darstellung einzelner Gesichter in Nahaufnahme, beispielsweise als Teil einer dynamischen Collage, stellt kein Problem dar! Zumindest solange keine Person herausgestellt wird oder die Szenen neutral und gleichrangig geschnitten sind.
Auf diese Weise können auch Nahaufnahmen noch unter das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) fallen, vorausgesetzt, alle Betroffenen wurden im Vorfeld informiert und konnten widersprechen.
Anders sieht es aus, wenn Gesichter emotional aufgeladen, in Zeitlupe, mit direktem Blick in die Kamera oder als Finale des Films inszeniert werden. Solche Szenen wirken persönlich und damit wird eine Einwilligung erforderlich.
Die gute Nachricht: Eine Einwilligung muss nicht immer schriftlich sein. Auch eine kurze Erklärung vor laufender Kamera, bei der du der Person den Verwendungszweck erklärst und sie sichtbar zustimmt („Ja, passt“), kann rechtlich ausreichen.
Information der Teilnehmenden
Damit Sie Eventaufnahmen auf Grundlage des berechtigten Interesses datenschutzkonform verarbeiten dürfen, müssen alle Teilnehmer vorab klar informiert werden.
Idealerweise geschieht das bereits bei der Einladung oder Anmeldung zur Veranstaltung, zum Beispiel mit einem kurzen Hinweis und einem Link zur vollständigen Datenschutzerklärung auf Ihrer Website.
Vor Ort sollten gut sichtbare Hinweisschilder auf die geplanten Aufnahmen hinweisen. Ergänzen Sie diese durch einen QR-Code, über den Teilnehmer alle Pflichtinformationen einsehen können.
Was? | Beispielhafte Formulierung: |
|---|---|
Wer ist verantwortlich? | Name und Kontaktdaten des Unternehmens (z. B. „Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Mustermann GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“) |
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten | E-Mail-Adresse |
Zweck der Aufnahmen | „Die Videoaufnahmen dienen der Eventdokumentation und der Veröffentlichung in der Unternehmenskommunikation (z. B. Website, LinkedIn, YouTube)“ |
Rechtsgrundlage | „Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung)“ |
Empfänger oder Kategorien von Empfängern | „Die Aufnahmen werden intern verarbeitet und ggf. auf Social-Media-Plattformen veröffentlicht“ |
Datenübermittlung in Drittländer (z. B. bei YouTube, LinkedIn etc.) | „Eine Übermittlung an Plattformen mit Sitz in Drittländern (z. B. USA) kann erfolgen“ |
Speicherdauer oder Kriterien zur Festlegung | „Die Aufnahmen werden für einen Zeitraum von max. 3 Jahren gespeichert und dann gelöscht, sofern keine anderweitigen Löschfristen gelten“ |
Betroffenenrechte | „Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit“ |
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) | „Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. Vor Ort steht Ihnen dazu ein Ansprechpartner zur Verfügung“ |
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde | „Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren“ |
Die Interessenabwägung
Die DSGVO unterscheidet nicht grundsätzlich zwischen interner und externer Nutzung. Entscheidend ist, ob Ihre Interessen an der Verarbeitung (z. B. Veröffentlichung auf YouTube) die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen.
Die Interessenabwägung sollte sich mit den folgenden Punkten beschäftigen:
Welcher Eventtyp?
Welcher Zweck?
Welche Erwartungen haben die Teilnehmer (Einladungstext, Agenda)?
Welche Schutzmaßnahmen setzen Sie ein (No-Film-Zonen, optisch erkennbare Opt-outs, zurückhaltende Perspektiven, Unkenntlichmachung)?
Das bedeutet: Sie müssen die Interessen Ihres Unternehmens an der Aufzeichnung und Nutzung des Materials sorgfältig gegen die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmer abwägen.
Konkrete Beispiele für geschäftliche Interessen im Rahmen eines Eventvideos:
Firmenveranstaltungen für interne Dokumentation
Fachvorträge für Schulungsmaterialien
Schulungsmaterial für neue Mitarbeiter
Öffentlichkeitsarbeit & Imagepflege
Employer Branding
Transparenz über Aktivitäten
Eine kurze schriftliche Notiz reicht, aber sie schützt, wenn es später Rückfragen gibt.
Opt-Out (Wiederruf)
Teilnehmer müssen die Möglichkeit haben, Aufnahmen zu widersprechen (Opt-Out), falls sie nicht im Eventvideo gezeigt werden möchten. Das funktioniert am besten mit einem erkennbaren Ansprechpartner vor Ort. Legen Sie fest, wie der Widerspruch umgesetzt wird: Markierungen (Badge, Armband), keine Nahaufnahmen, nachträgliche Unkenntlichmachung im Schnitt. Auch wichtig: Was passiert mit bereits veröffentlichtem Material?
Wann brauche ich eine konkrete Einwilligung?
Die Faustregel: Je näher die Kamera an einzelnen Personen ist und je prominenter sie gezeigt werden, desto eher brauchen Sie eine Einwilligung.
Erkennt man im Bild besondere Merkmale wie Religion, politische Haltung oder Gesundheitszustand, handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Hier reicht auch ein berechtigtes Interesse nicht aus. Sie brauchen eine ausdrückliche Einwilligung.
Erfahrene Cutter können Personen unkenntlich machen, sensible Bereiche ausblenden oder den Fokus so setzen, dass keine eindeutige Identifikation möglich ist.
Interviews, Präsentationen, Podiumsdiskussionen. Hier führt kein Weg an einer direkten Zustimmung vorbei. Die Einwilligung kann mündlich, schriftlich oder durch Verhalten erfolgen. Aber Vorsicht: Bei geschäftlichen Aufnahmen empfiehlt sich immer die schriftliche Form.
Es könnte argumentiert werden, dass das Verhalten vor der Kamera und die Beantwortung von Fragen als Einwilligung durch Verhalten gewertet werden kann. Dennoch empfehlen wir Ihnen dringend, eine schriftliche Einverständniserklärung einzuholen besonders bei Mitarbeitenden.
Da Mitarbeitende sich in einem Abhängigkeitsverhältnis befinden, ist hier die Abwägung strenger. Die Interessenabwägung muss besonders sorgfältig durchgeführt und gut dokumentiert sein. Insbesondere bei Interviews mit Mitarbeitenden reicht ein „Mitmachen ist freiwillig“ im Nebensatz nicht aus. Es muss klar sein, dass niemand Nachteile befürchten muss, wenn er oder sie nicht vor die Kamera möchte.
Zustimmungserklärungen formulieren
Eine rechtssichere Zustimmungserklärung enthält alle Pflichtangaben und nutzt eine klare und verständliche Sprache.
Beispieltext für Schilder:
"Hinweis: Foto-/Videoaufnahmen zu Dokumentations- und Kommunikationszwecken des Veranstalters (Name/Kontakt). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Berichterstattung und Außendarstellung). Widerspruch gegen Aufnahmen Ihrer Person jederzeit möglich bei (Kontakt vor Ort). Wir berücksichtigen dies durch alternative Perspektiven/Unkenntlichmachung."
Für kleine Events funktionieren auch mobile Aufsteller oder digitale Displays. Die Sichtbarkeit aus verschiedenen Blickwinkeln ist entscheidend. Vor Ort reicht dann oft ein Mikro-Datenschutzhinweis auf Schildern , ergänzt durch einen QR-Code zur vollständigen Datenschutzerklärung.
Beispieltext für eine schriftliche Einwilligung:
"Ich bin damit einverstanden, dass (Verantwortlicher) während (Eventname) Videoaufnahmen von mir gemacht werden. Die Aufnahmen dienen (Zweck) und due Veröffentlichung erfolgt auf [spezifische Kanäle]. Meine Einwilligung kann ich jederzeit ohne Nachteile widerrufen."
Ein Filmteam mit Erfahrung sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft und Sie sich auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung konzentrieren können, während die Aufnahmen rechtlich und organisatorisch auf sicherem Fundament stehen.
Während den Aufnahmen zum Eventvideo: So vermeiden Sie Probleme
Auch in stressigen Situationen müssen die Regeln eingehalten werden. Deshalb gilt für Kamerateams bei Veranstaltungen:
Respektieren von Ablehnungen
Wechsel der Kameraposition bei Widerspruch
Dokumentation von Zustimmungserklärungen vor Interviews
Ansprechbar sein für unsichere Gäste
Anonymisierung funktioniert durch geschickte Technik. Andere Kamerawinkel, Fokus auf Details, Totalen ohne erkennbare Einzelpersonen. Das braucht erfahrene Kameraleute.
Die Kommunikation mit Teilnehmern sollte höflich und transparent sein. Erklären Sie kurz den Zweck der Aufnahmen. Oft lösen sich Bedenken durch offene Gespräche.
Branchenspezifische Besonderheiten
Verschiedene Branchen haben verschiedene Anforderungen.
Gesundheitswesen
Besonders strenge Regeln. Patientendaten sind tabu. Auch bei Fortbildungsveranstaltungen.
Finanzbranche
Compliance-Abteilungen sind oft sehr vorsichtig. Klären Sie rechtliche Fragen früh ab.
Öffentlicher Dienst
Transparenzgesetze können zusätzliche Anforderungen stellen. Prüfen Sie lokale Bestimmungen.
Technologie-Unternehmen
Oft lockerer im Umgang. Aber internationale Datenschutzgesetze beachten.
Logistik und Industrie
Betriebsgeheimnisse, Barcodes und Sicherheitsbereiche berücksichtigen.
Fazit
Eventfilme können trotz DSGVO problemlos umgesetzt werden, wenn man ein paar Dinge beachtet. Wichtig ist vor allem: Informieren Sie Ihre Gäste rechtzeitig, dass gefilmt wird, und geben Sie ihnen die Möglichkeit zu widersprechen.
Wenn Menschen deutlich erkennbar im Mittelpunkt stehen, zum Beispiel bei Interviews, dramaturgisch bedeutsamen Nahaufnahmen oder emotionalen Szenen, brauchen Sie in der Regel eine Einwilligung. Das gilt insbesondere auch für eigene Mitarbeitende, wenn der Film später veröffentlicht werden soll.
Für allgemeine Stimmungsbilder oder Collagen ohne Fokus auf einzelne Personen reicht oft das berechtigte Interesse aus, vorausgesetzt, Sie klären offen über Zweck und Verwendung auf und dokumentieren Ihre Entscheidung.
Ein erfahrenes Filmteam sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft und Sie sich auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung konzentrieren können, während die Aufnahmen rechtlich und organisatorisch auf sicherem Fundament stehen.
Häufig gestellte Fragen zu Datenschutz bei Eventvideos
Brauche ich für jede Einstellung eine Einwilligung?
Nein. Bei Ansammlungen von Menschen reicht oft ein berechtigtes Interesse mit Vorabinformationen und Opt-out Möglichkeit.
Wie widersprechen Gäste praktisch?
Klare Hinweise und ein Ansprechpartner vor Ort der den Gäste namentlich bekannt ist.
Was passiert nach einem Widerruf?
Das Material wird gelöscht oder unkenntlich gemacht, auch in Veröffentlichungen, soweit machbar.
Gelten Hinweisschilder als Einwilligung?
Nein. Ein Hinweisschild kann zwar zur Information dienen, ist jedoch nicht gleichzusetzen mit einer Einwilligung.
Über den Autor
Sebastian Spangenberg ist Gründer von spange.media und spezialisiert auf B2B-Videoproduktionen. Durch seine Erfahrung aus zahlreichen Projekten mit Industrie-, Logistik- und Agenturen weiß er, wie Marketingabteilungen stressfrei und professionell zu hochwertigen Videos kommen.
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